Оформлення документів на відрядження

Для того, аби оформити документи на відрядження (конференція, форум, круглий стіл тощо), необхідно виконати наступні кроки:

1. Роздрукувати запрошення (можна ч/б), наприклад:

УВАГА! За місцем проведення заходу отримати оригінал запрошення (з підписами та/або печатками)

invitation

2. У кім. 3-55 “Відділ відряджень” (3 поверх, Головний корпус, майдан Свободи, 4) або в канцелярії кім. 2-46 отримати лист завдання на відрядження. Виглядає так:

zavdannya1 zavdannya2

3. Заповнити лист завдання. Наприклад (позначено синім кольором):

zavdannya1-2 zavdannya2-2

4. Скласти та роздрукувати розпорядження. Приклад (з поясненнями)

5. Підписати лист завдання (для підтвердження завдання мати із собою роздруковане запрошення, п.1) – (позначено також синім кольором):

  • керівником структурного підрозділу (зав. кафедрою)
  • деканом факультету (декан зазвичай робить відмітку про те, у якому обсязі відшкодувати кошти та за рахунок якого фонду)
  • головою Студради (станом на даний момент головою Студради є Дудніченко Марина) – для студентів

 

  • якщо фінансування відбувається за кошти теми, то підписати керівником теми (керівник підрозділу)
  • … та головним бухгалтером НДЧ Тамарою Іванівною (кім. 3-102)

 

  • головним бухгалтером Володимиром Миколайовичем Ришковим

zavdannya1-2b zavdannya2-2

6. Здати документи до відділу діловодства (“канцелярія”), ауд. 2-46

7. Забрати документи (запрошення, лист завдання, розпорядження)

 

У відрядження із собою взяти розпорядження. Якщо Ви поселяєтеся до готелю, то при пред’явленні розпорядження з Вас не стягується туристичний збір.
У відрядженні отримати оригінал запрошення (з підписом або з підписом та мокрою печаткою)

Зберегти всі чеки, квитки, рахунки-фактури тощо на ті витрати, що будуть відшкодовані

Після повернення з відрядження

8. Заповнити лист завдання про виконання
та підписати про виконання  (позначено зеленим кольором):

  • власний підпис (виконавець)
  • керівником структурного підрозділу (зав. кафедрою)
  • деканом

Наприклад

zavdannya1-4 zavdannya2-3

9. Здати всі перелічені вище документи (завдання на відрядження, оригінал запрошення, розпорядження, всі необхідні чеки, квитанції, рахунки-фактури, білети тощо) до відділу відряджень (3-55) та отримати відшкодування.